Facturation électronique : le secteur de la restauration prend les devants

Facturation électronique dans la restauration : qu'est-ce que cela change ?

La facturation électronique est depuis longtemps un sujet d'actualité dans tous les secteurs. La restauration n'échappe pas à la règle. Alors que sa généralisation est prévue pour juillet 2024, de nombreux restaurants utilisent encore des reçus papier et un traitement manuel.

Mais cette situation est en train de changer avec la généralisation des solutions digitales. De plus en plus de restaurants se tournent vers des services de paiement dématérialisés et constatent ainsi une amélioration de leurs résultats :

• Une meilleure collaboration entre les restaurants et leurs fournisseurs
• Un meilleur rapprochement entre les factures fournisseurs et les bons de commande
• Une réduction des délais de paiement
• Beaucoup moins de factures perdues, erronées ou détériorées
• Un renforcement de la sécurité du cycle d’achat et d’approvisionnement

Quelles sont les obligations légales auxquelles les restaurateurs devront se conformer ?

Comme toutes les entités établies en France et assujetties à la TVA, les entreprises de restauration devront se conformer aux obligations légales d’e-invoicing et de e-reporting.

Avec la généralisation de l’e-invoicing, la facture suit tout son cycle de vie au format électronique. Autrement dit, il ne sera plus possible d’envoyer et de recevoir des factures par mail, PDF, fax ou courrier postal. Pour collecter, payer et traiter les factures de leurs fournisseurs, les restaurateurs devront passer par une plateforme de facturation électronique, une passerelle habilitée à convertir, émettre, contrôler et recevoir des factures électroniques et à envoyer le e-reporting selon les exigences de sécurité définies par l’administration.

Quant au e-reporting, il s’agit de la transmission des données de facturation par voie électronique à l’administration, en vue du pré-remplissage des déclarations de TVA.

Comment lancer le processus de facturation électronique ?

La facturation électronique arrivera en France entre 2024 et 2026, mais c’est dès 2023 qu’il faut s’y préparer. Dès juillet 2024, vous devrez être en mesure de recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs. Cela demande un minimum de préparation.

Actuellement, il n'existe pas de méthode standard de gestion des factures pour les restaurants. La plupart des restaurants ont leur propre façon de faire les choses, que ce soit avec un stylo et du papier, un tableau Excel ou une autre méthode. Il est donc difficile de comparer le processus d'un restaurant à celui d'un autre.

La première étape consiste à faire l’état des lieux de votre processus de gestion des factures mais surtout de votre degré de maturité numérique :

• Avez-vous l’habitude de traiter des factures dématérialisées ?
• Quels outils et logiciels utilisez-vous au quotidien (ERP, logiciel comptable, facturation, gestion des commandes, etc.) ?
• Travaillez-vous avec un expert-comptable ?
• Comment payez-vous vos factures ?
• Comment collectez-vous les factures ?

Vous identifiez ainsi les points forts et les points faibles de votre système de gestion des factures. En fonction de vos besoins en dématérialisation, vous pourrez choisir une solution de facturation électronique adaptée à votre restaurant.

La conduite du changement est une composante essentielle du déploiement de la facturation électronique. L’enjeu n’est pas uniquement technologique, mais également managérial, commercial, comptable et financier. Il y aura donc un travail collaboratif de formation à prévoir auprès de vos employés, mais aussi une communication auprès de vos fournisseurs.

Comment choisir une solution de facturation électronique pour un restaurant ?

Il existe des myriades de solutions disponibles sur le marché. La première étape consiste à évaluer vos besoins. Tous les outils ne proposent pas les mêmes niveaux de fonctionnalités et caractéristiques. Certains sont conçus pour gérer le cycle d’achat de bout en bout, d’autres constituent des “briques” et doivent être intégrées dans un écosystème de solutions pour fonctionner.

Vous devez également déterminer si vous souhaitez simplement dématérialiser vos factures fournisseurs ou si vous avez besoin de fonctions supplémentaires, comme la récupération automatique des factures ou le rapprochement avec les bons de commande.

Si vous traitez sur une base mensuelle ou trimestrielle avec des fournisseurs pour vos achats, préférez un outil qui permette d'automatiser les paiements récurrents au moyen de règles d’automatisation prédéfinies. Cela vous évitera d’avoir à préparer et déclencher les paiements à chaque fois.

En outre, il est important que la solution choisie puisse s'intégrer à votre logiciel de comptabilité ou à votre système de point de vente (POS) existant, faute de quoi vous devrez saisir manuellement toutes les données dans un autre système, ce qui pourrait entraîner des erreurs.

La plupart des solutions de facturation électronique sont faciles à utiliser et disposent d'interfaces intuitives. Toutefois, certaines fonctionnalités clés vous faciliteront la vie. Par exemple, si vous utilisez plusieurs appareils, il est important que la solution choisie propose des applications mobiles afin que vous puissiez accéder à vos factures où que vous soyez. Certaines solutions vous permettront également de recevoir et d'envoyer des factures à partir d' un smartphone ou d'une tablette.

Enfin, le coût de la solution doit être raisonnable par rapport à la taille et aux besoins de votre entreprise. Trop chère, elle grugerait trop vos bénéfices. Trop bon marché, il se peut que certaines fonctionnalités manquent, ce qui la rendrait difficile à utiliser.